Bacheca dei documenti aziendali

1. Aprire la bacheca

La bacheca raccoglie i PDF nelle categorie Regolamento, Policy, Procedure HACCP, Privacy e Sicurezza. Ogni documento ha i propri destinatari e può richiedere una conferma di lettura.

Per trovare un documento, usa Cerca documento o il filtro Categoria. Nella scheda trovi la versione corrente, i destinatari e il riepilogo delle prese visione.

2. Pubblicare e scegliere i destinatari

1. Premi Pubblica documento e inserisci un Titolo riconoscibile, ad esempio “Regolamento aziendale”.
2. Scegli la Categoria e, nel campo Destinatari, il gruppo che deve ricevere il documento.
3. Lascia selezionata Presa visione obbligatoria, inclusa nell’onboarding se vuoi raccogliere le conferme. Deselezionala per un documento di sola consultazione.
4. Per i documenti obbligatori, imposta Promemoria ogni quanti giorni: da 1 a 30 giorni; il valore proposto è 3.
5. Carica un PDF di massimo 10 MB, attendi il completamento del caricamento e premi Pubblica documento.

Il PDF viene pubblicato come versione 1 ed è disponibile ai dipendenti attivi che rientrano nei destinatari scelti.

Esempio: pubblica “Procedure HACCP cucina” nella categoria Procedure HACCP, scegli il reparto Cucina e abilita la presa visione obbligatoria. I dipendenti di quel reparto riceveranno il documento; anche i futuri nuovi assunti in Cucina lo troveranno nel portale.

3. Leggere e confermare la presa visione

Questi passaggi sono per il dipendente. Ogni conferma riguarda la versione indicata nella scheda del documento.

1. Apri I miei documenti → Bacheca aziendale nel tuo portale.
2. Individua il documento e controlla il numero della versione.
3. Premi Leggi il PDF e leggi il documento scaricato.
4. Torna al portale, premi Conferma presa visione e conferma nel messaggio che appare.
5. Verifica che compaia Presa visione il, con la data e l’ora della tua conferma nel fuso orario italiano.

Il riquadro Onboarding · documenti obbligatori mostra quante conferme hai completato e quanti documenti restano da leggere. I documenti indicati come Consultazione non richiedono conferma e non entrano in questo conteggio.

4. Pubblicare una nuova versione

1. Nella scheda del documento premi Nuova versione.
2. Carica il PDF aggiornato, sempre di massimo 10 MB.
3. Premi Pubblica nuova versione.

Il numero della versione aumenta e il nuovo PDF sostituisce quello mostrato ai dipendenti. Per i documenti obbligatori viene richiesta una nuova presa visione anche a chi aveva già confermato la versione precedente.

Titolo, categoria, destinatari e impostazioni restano gli stessi. Le versioni precedenti e le rispettive conferme rimangono consultabili in Report e versioni.

Esempio: Anna ha confermato il regolamento versione 1. Quando pubblichi la versione 2, Anna deve leggerla e confermarla; la conferma della versione 1 resta nello storico.

5. Controllare le letture ed esportare il report

1. Premi Report e versioni nella scheda del documento: il report si apre sotto l’elenco.
2. Controlla la Versione selezionata. Per consultare lo storico, scegli una versione precedente.
3. Lascia attivo Solo chi non ha letto per vedere le conferme mancanti; disattivalo per vedere anche chi ha già confermato.
4. Leggi le colonne Dipendente, Assegnato il, Presa visione e Ultimo promemoria.
5. Premi Esporta CSV per scaricare il report della versione scelta, con lo stesso filtro sulle letture.

Con Scarica questa versione puoi recuperare il PDF a cui si riferiscono le conferme. Il report della versione corrente considera i dipendenti attivi che rientrano ancora nei destinatari; quello delle versioni precedenti conserva le assegnazioni storiche.

6. Promemoria automatici

PagoPro controlla ogni ora le nuove assegnazioni e gli avvisi da inviare. I destinatari con accesso al portale ricevono una notifica nel portale e via email.

Per i documenti obbligatori, il primo promemoria parte dopo l’intervallo scelto dall’avviso iniziale. I successivi rispettano lo stesso intervallo e vengono inviati solo finché manca la conferma. Dopo la presa visione, i promemoria per quella versione si fermano.

Con un intervallo di 3 giorni, per esempio, chi riceve l’avviso lunedì e non conferma riceverà il primo promemoria giovedì, al successivo controllo automatico.

Nell’azienda demo puoi provare documenti e conferme con dati dimostrativi; gli invii automatici di notifiche ed email sono disattivati.

7. Documenti per i nuovi assunti

1. Registra il dipendente come attivo nell’azienda corretta e completa sede, reparto principale e mansione.
2. Prepara il suo accesso al portale dipendente.
3. Invitalo ad aprire I miei documenti e a completare il riquadro Onboarding · documenti obbligatori.

I documenti vengono assegnati automaticamente al controllo orario e quando il dipendente apre la pagina dei documenti. Riceve l’ultima versione dei documenti applicabili al suo profilo: non occorre assegnarli uno per uno.

Il riepilogo resta utile anche dopo l’ingresso in azienda: una nuova versione obbligatoria riapre la conferma da completare.

8. Archiviare un documento

Quando un documento non serve più, premi Archivia nella sua scheda e conferma. Non sarà più mostrato ai dipendenti e non genererà nuove assegnazioni o promemoria.

Versioni e prese visione restano conservate. Attiva Includi documenti archiviati per ritrovare il documento e aprire il suo report storico.

9. Domande frequenti

Non vedo “Bacheca documenti” nel menu.

Verifica l’azienda selezionata e chiedi al titolare di controllare i tuoi permessi. La gestione richiede l’accesso ai documenti dell’intera azienda; un accesso limitato a singole sedi non basta. Il dipendente consulta invece la bacheca in I miei documenti.

Un dipendente non trova il documento.

Controlla che sia attivo e appartenga all’azienda corretta. Verifica poi che sede assegnata, reparto principale o mansione corrispondano ai destinatari del documento e che il documento non sia archiviato. Il dipendente può riaprire I miei documenti per aggiornare le assegnazioni.

Il PDF è stato scaricato, ma il report indica una conferma mancante.

Il download da solo non registra la lettura. Il dipendente deve tornare nel portale, premere Conferma presa visione e confermare il messaggio. Controlla anche che il report mostri la versione corretta.

Posso cambiare categoria o destinatari dopo la pubblicazione?

La nuova versione aggiorna il PDF mantenendo le impostazioni del documento. Per cambiare titolo, categoria, destinatari o obbligatorietà, pubblica un nuovo documento con le impostazioni corrette e archivia quello precedente quando non è più necessario.

Il caricamento del documento non riesce.

Verifica che il file sia un PDF e non superi 10 MB. Attendi che scompaia il messaggio di caricamento prima di pubblicare e controlla gli eventuali messaggi vicino ai campi.